Digitaler Arbeitsplatz – „Designing Digital Workplace Environments“

Im Rahmen der IEEE International Conference on Engineering, Technology and Innovation (ICE/ITMS) konnte ich gemeinsam mit meinen ehemaligen Fraunhofer-Kollegen Carsten Schmidt und Claus Praeg ein Paper vorstellen. Das Paper beschäftigt sich mit „Designing Digital Workplace Environments – An Agile Framework for Large-Scale End-User Participation“. Wir haben uns dabei dem Problem angenommen, dass die Gestaltung des digitalen Arbeitsplatzes momentan eines der zentralen Gestaltungsfelder für Unternehmen ist. Gleichzeitig liegen jedoch nur sehr wenige Lösungsansätze in diesem Bereich vor, die praktisch in Unternehmen anwendbar sind.

 Digitaler Arbeitsplatz – die Ausgangssituation

Für Unternehmen ist Wissen die zentrale und entscheidende Ressource für den Erfolg. Heute jedoch muss Wissen mehr denn je fließen, um den Anforderungen kürzerer Innovationszyklen und einer immer dynamischeren Arbeitsumgebung zu entsprechen. Die Verbreitung und Generierung von Wissen erfordert eine digitale Arbeitsumgebung, die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern und ihrer Umgebung erleichtert.

Der digitale Arbeitsplatz fungiert sowohl als technischer Enabler als auch als attraktives Feature. Er leistet damit einen wichtigen Beitrag zur Unternehmensleistung und zur Rekrutierung, Bindung und Motivation der Mitarbeiter. Eine solche Infrastruktur verbindet die Nutzer und versetzt sie in die Lage ortsunabhängig zu arbeiten.

Vorgehensweise: Agilität und Einbeziehung von Mitarbeiter im großen Maßstab

Das fortlaufende Ausrollen und Weiterentwickeln eines solchen Vorhabens kann aufgrund Komplexität und Mehrdeutigkeit nur in enger Zusammenarbeit mit den Anwendern erfolgen. Daher haben wir in diesem Beitrag einen agilen Rahmen für eine umfassende Beteiligung von Endbenutzern an der Entwicklung digitaler Arbeitsumgebungen vorgeschlagen.

Wesentlich sind in diesem Ansatz zwei Punkte: zum einen, dass der Ansatz auf einem agilen Designansatz basiert und damit sicherstellt, dass auf Anforderungsänderungen schnell reagiert werden kann. Diese Anforderungsänderungen müssen sich im Projekt und dessen Verlauf angemessen widerspiegeln. Zum anderen soll der Ansatz sicherstellen, dass ein möglichst großer Teil der Mitarbeiter eines Unternehmens aktiv und kontinuierlich an der Gestaltung des digitalen Arbeitsplatzes teilnimmt. Hierzu braucht es neue Ansätze. Mit „üblichen“ Vorgehen, wie Interviews oder Workshops, kann in der Regel nur eine begrenzte Anzahl von Mitarbeitern einbezogen werden.

Eine grobe Vorstellung und Übersicht über den im Paper vorgestellten Ansatz gibt eine in unserer Veröffentlichung enthaltene Abbildung:

Mittels eines mehrstufigen Verfahrens werden zunächst über Online-Befragungenxf Mitarbeiter nach ihrem Anforderungen befragt. Diese Anforderungen werden konsolidiert und priorisiert. Anschließend werden die Anforderungen mit Hilfe von SCRUM schrittweise umgesetzt und verfeinert. Wesentlich ist dabei, dass am Ende eine Überprüfung zwischen Zielerreichung und Zielsetzung erfolgt. Diese Überprüfung – im Sinne eines kontinuierlichen IT-Managements – kann als Ansatzpunkt für weitere Verbesserungen oder Erweiterungsschritte des digitalen Arbeitsplatz genutzt werden.

Weitere Informationen

Eine umfassende Darstellung des Artikel finden Sie auch unter:

Designing Digital Workplace Environments An Agile Framework for Large-Scale End-User Participation