Digital Workplace - „Designing Digital Workplace Environments“

In the context of the IEEE International Conference on Engineering, Technology and Innovation (ICE/ITMS) I was able to work together with my former Fraunhofer colleagues Carsten Schmidt and Claus Praeg present a paper. The paper deals with "Designing Digital Workplace Environments - An Agile Framework for Large-Scale End-User Participation". We have addressed the problem that the design of the digital workplace is currently one of the central design fields for companies. At the same time, however, there are very few solutions in this area that can be applied practically in companies.

 Digitaler Arbeitsplatz – die Ausgangssituation

For companies, knowledge is the central and decisive resource for success. But today, more than ever, knowledge must flow to meet the demands of shorter innovation cycles and an increasingly dynamic work environment. The dissemination and generation of knowledge requires a digital work environment that facilitates communication and collaboration between employees and their environment.

The digital workstation functions both as a technical enabler and as an attractive feature. It thus makes an important contribution to corporate performance and to the recruitment, retention and motivation of employees. Such an infrastructure connects users and enables them to work anywhere.

The approach: agility and involvement of employees on a large scale

Due to its complexity and ambiguity, the continuous roll-out and further development of such a project can only take place in close cooperation with the users. Therefore, we have proposed in this paper an agile framework for a comprehensive involvement of end-users in the development of digital work environments.

Wesentlich sind in diesem Ansatz zwei Punkte: zum einen, dass der Ansatz auf einem agilen Designansatz basiert und damit sicherstellt, dass auf Anforderungsänderungen schnell reagiert werden kann. Diese Anforderungsänderungen müssen sich im Projekt und dessen Verlauf angemessen widerspiegeln. Zum anderen soll der Ansatz sicherstellen, dass ein möglichst großer Teil der Mitarbeiter eines Unternehmens aktiv und kontinuierlich an der Gestaltung des digitalen Arbeitsplatzes teilnimmt. Hierzu braucht es neue Ansätze. Mit „üblichen“ Vorgehen, wie Interviews oder Workshops, kann in der Regel nur eine begrenzte Anzahl von Mitarbeitern einbezogen werden.

A rough idea and overview of the approach presented in the paper is given in an illustration contained in our publication:

Mittels eines mehrstufigen Verfahrens werden zunächst über Online-Befragungenxf Mitarbeiter nach ihrem Anforderungen befragt. Diese Anforderungen werden konsolidiert und priorisiert. Anschließend werden die Anforderungen mit Hilfe von SCRUM schrittweise umgesetzt und verfeinert. Wesentlich ist dabei, dass am Ende eine Überprüfung zwischen Zielerreichung und Zielsetzung erfolgt. Diese Überprüfung – im Sinne eines kontinuierlichen IT-Managements – kann als Ansatzpunkt für weitere Verbesserungen oder Erweiterungsschritte des digitalen Arbeitsplatz genutzt werden.

Further information

A comprehensive presentation of the article can also be found at:

Designing Digital Workplace Environments An Agile Framework for Large-Scale End-User Participation